بخشنامه به تمامی دستگاه‌های اجرایی مشمول ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری در اجرای بند ۳ ماده یک دستورالعمل مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی (موضوع مصوبه شماره ۳۸۶۰۵۶ تاریخ ۲۷/۱۰/۱۳۹۹ شورای عالی اداری) و در راستای ایجاد هماهنگی، هم‌راستایی و وحدت رویه در اجرای مدیریت دانش، به پیوست «نظام‌نامه مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی» جهت اجرا ابلاغ می‌گردد.
لازم است کلیه دستگاه‌های اجرایی مشمول در اجرای بند ۸-۳ نظام‌نامه نسبت به تعیین واحد متولی مدیریت دانش (از بین واحدهای سازمانی موجود) اقدام و در اسرع وقت نسبت به استقرار نظام مدیریت دانش در دستگاه و واحدهای تابعه بر اساس این نظام‌نامه اقدام نمایند. معاونت نوسازی اداری این سازمان، همکاری لازم در خصوص ایجاد تغییرات ساختاری مورد نیاز را با دستگاه‌های اجرایی به عمل خواهد آورد.
دستگاه موظف است ظرف مدت سه ماه پس از ابلاغ این نظام‌نامه، گزارشی از اقدامات صورت گرفته در اجرای ماده ۸ را به این سازمان (مرکز مطالعات نظام‌ها و فناوری‌های اداری) اعلام نماید. سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی استان‌ها، مسئول نظارت بر حسن اجرای این نظام‌نامه و استقرار مدیریت دانش در دستگاه‌های استانی می‌باشند.
نظام‌نامه مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی
ماده ۱- تعاریف واژگان و اختصارات
سازمان: سازمان اداری و استخدامی کشور
دستگاه: دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری
مصوبه: مصوبه شماره ۳۸۶۰۵۶ تاریخ ۲۷/۱۰/۱۳۹۹ شورای عالی اداری
ستاد: ستاد برنامه‌ریزی تحول اداری کشور
کمیته: یکی از کمیته‌های تخصصی موضوع ماده ۴ مصوبه شماره ۱۱۸۵۲/۹۳/۲۰۶ تاریخ ۵/۹/۱۳۹۳ شورای عالی اداری که بر اساس ماده ۵ مصوبه مأمور استقرار مدیریت دانش در دستگاه است.
واحد متولی: واحد سازمانی موضوع تبصره ماده ۵ مصوبه که بر اساس تصمیم شورای راهبری توسعه مدیریت دستگاه مسئول اجرای تصمیمات کمیته در پیاده‌سازی مدیریت دانش است.
مدیریت دانش: فرایندی نظام‌مند و مستمر که از طریق آن، دانش دستگاه شناسایی، خلق، نگهداری، تسهیم و به‌کار گرفته شده و منجر به یادگیری، نوآوری، توسعه فردی، توسعه تیمی و توسعه سازمانی می‌شود.
فرآیندهای مدیریت دانش: به فرایندهای پنج‌گانه‌ای اطلاق می‌گردد که دانش در دستگاه از طریق آن فرایندها «شناسایی و کشف»، «خلق»، حفظ و نگهداری»، «اشاعه و تسهیم»، و «به‌کارگیری» می‌شود.
تسهیل‌گرهای مدیریت دانش: عوامل بسترساز و فراهم کننده شرایط سازمانی مناسب که محرک و تقویت‌کننده فرآیندهای مدیریت دانش هستند.
چشم انداز و مأموریت مدیریت دانش: سندی است که در آن وضعیتی را نشان می دهد که دستگاه اجرایی میخواد در آینده در حوزه مدیریت دانش به آن برسد و چگونگی رسیدن به آن، در سند ترسیم می‌گردد.
راهبردهای مدیریت دانش: مجموعه اقداماتی که مسیر دستیابی به اهداف کلان و چشم انداز مدیریت دانش را با در نظر گرفتن شرایط محیط داخلی و خارجی دستگاه ترسیم می‌نماید.
نتایج: خروجی‌های دانشی هستند که حاصل استقرار نظام مدیریت دانش در دستگاه است.
پیامدها: اثرات مثبت سازمانی بر دستگاه و ذینفعان آن است که حاصل تحقق نتایج مدیریت دانش است.
ماده ۲- اهداف
اهداف استقرار نظام مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی عبارتند از:
۱- همسوسازی و هم‌راستایی میان مدیریت دانش و اهداف، برنامه‌ها و استراتژی‌های دستگاه‌ها.
۲- ارزیابی، نظارت و پایش وضعیت بلوغ مدیریت در دستگاه ها.
۳- ایجاد و بهبود فرهنگ تبادل و تسهیم دانش در سطح دستگاه ها.
۴- شناسایی، خلق، نگهداری، تسهیم و استفاده مستمر از دانش در دستگاه ها.
۵- توسعه شبکه دانشی یکپارچه و قابل دسترس در نظام اداری با مشارکت دستگاه ها.
ماده ۳- اصول
اصول حاکم بر نظام مدیریت دانش در دستگاه های اجرایی به شرح ذیل است:
۱- اصل نگرش راهبردی: پشتیبانی و حمایت و همسویی مدیریت دانش با اهداف و استراتژی های دستگاه.
۲- اصل نگرش سیستمی: برقراری ارتباط درونی بین اجزاء نظام مدیریت دانش و ارتباط بیرونی بین نظام مدیریت دانش با سایر نظام های مدیریتی
۳- اصل جامعیت فرایندها: در نظر گرفتن تمامی فرآیندهای مدیریت دانش به منظور استقرار صحیح نظام مدیریت دانش.
۴- اصل مشارکت: جلب مشارکت و همراهی تمامی کارکنان و مدیران در اجرای فرایندهای مدیریت دانش
۵- اصل پایش مستمر: بازبینی و بررسی مستمر نظام مدیریت دانش و فراهم نمودن بازخوردهای لازم جهت اصلاح و بازنگری آن.
۶- اصل تداوم و توسعه مدیریت دانش: در نظر گرفتن مدیریت دانش به عنوان یک موضوع بلندمدت و استمرار و توسعه آن به منظور نیل به نتیجه مناسب.
۷- اصل انسان محوری: محوریت اصلی تمامی فعالیت ها و فرایندهای مدیریت دانش سرمایه انسانی است که نقش ویژه ای در ارتقا سطح دانش سازمانی دارد.
۸- اصل مالکیت معنوی: حفظ مالکیت معنوی دانش های به اشتراک گذاشته شده در سطح دستگاه اجرایی.
ماده ۴- ارزش‌ها
ارزش‌های حاکم بر نظام مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی به شرح ذیل است:
۱) اندیشه محوری: ارج نهادن به اندیشه و تفکر کارکنان به عنوان مهم‌ترین دارایی و سرمایه دستگاه اجرایی
۲) اخلاق گرایی و فرهنگ محوری: شناسایی، تسهیم و به‌کارگیری دانش با رعایت اصول اخلاقی و ارزشی و کرامت انسانی و حفظ مالکیت معنوی.
۳) عدالت محوری: رعایت عدالت در ایجاد انگیزه و شفافیت در تشویق فعالان مدیریت دانش با توجه به میزان عملکرد آنها.
ماده ۵- راهبردها
اجرای مدیریت دانش به عنوان یک نظام مدیریتی مستلزم برخورداری از رویکرد راهبردی و ملاحظه راهبردهایی برای نیل به چشم انداز توسعه نظام اداری است. به نحوی که با یک رویکرد سیستمی، بیشترین همگرایی و هم افزایی را با دیگر نظام‌ها و خرده نظام‌های اداری و مدیریتی برقرار نماید. بر این اساس، راهبردهای مدیریت دانش به شرح ذیل می‌باشند:
۱- هم‌راستایی اهداف و استراتژی‌های مدیریت دانش با اهداف و استراتژی‌های دستگاه.
۲- ایجاد یکپارچگی و تعامل بین نظام مدیریت دانش و سایر نظام‌های مدیریتی در راستای راهبردهای کلان دستگاه.
۳- همگرایی با شرایط محیط داخلی و خارجی نقاط قوت و ضعف دستگاه جهت نیل به چشم انداز مدیریت دانش.
ماده ۶- مدل مدیریت دانش
مدل مدیریت دانش با ابتناء بر مدل‌های جهانی، نظرات خبرگان و ویژگی‌های نظام اداری کشور طراحی شده و تصویر جامعی از مدیریت دانش در نظام اداری ایران ایجاد می‌کند که راهنمای اجرای این نظام قرار می‌گیرد. شکل زیر نشان دهنده مدل مفهومی مدیریت دانش دستگاه های اجرایی است که دارای پنج لایه اصلی است:
مدل مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی
۱) لایحه اول (هسته مدل) بیانگر چشم انداز و مأموریت مدیریت دانش دستگاه است. در چشم انداز، وضعیت آتی که دستگاه در زمینه مدیریت دانش می خواهد به آن برسد ترسیم شده و در مأموریت، نحوه تحقق چشم انداز و نقش دستگاه در آن مشخص می‌شود.
۲) تسهیل‌گردهای مدیریت دانش در لایه دوم قرار دارند که بستری مهم برای اجرا و توسعه فرایندهای دانشی در دستگاه هستند که با بهره‌گیری صحیح از این عناصر فناوری،
۳) در لایه سوم مدل، فرآیندهای دانشی قرار دارند که پیاده سازی مدیریت دانش در دستگاه از شناسایی و کشف دانش تا به‌کارگیری دانش، در گرو اجرای صحیح آنها است. این فرایندها شامل شناسایی و کشف دانش، خلق دانش، حفظ و نگهداری دانش، اشاعه و تسهیم و به‌کارگیری دانش هستند.
۴) لایحه چهارم مدل دربردارنده نتایج مدیریت دانش در دستگاه است و شامل نوآوری، یادگیری، توسعه فردی، توسعه تیمی، و توسعه سازمانی می باشد.
۵) در لایحه پنجم و نهایی، پیامدهای کسب نتایج مندرج در لایه چهارم قرار می گیرد. پیامدهای نتایج اجرای مدیریت دانش در دستگاه ها شامل مواردی نظیر بهبود کیفیت خدمات، ارتقاء شفافیت و پاسخگویی به شهروندان و بهره وری هستند.
ماده ۷- مراحل استقرار مدیریت دانش در دستگاه
استقرار نظام مدیریت دانش در دستگاه ها شامل چهار مرحله است. سازمان و دستگاه ها موظفند برنامه ها و اقدامات خود را در چارچوب مراحل زیر طراحی و اجرا نمایند:
الف. بسترسازی مدیریت دانش
ب. سنجش بلوغ مدیریت دانش
ج. برنامه ریزی استقرار نظام مدیریت دانش
د. اجرای برنامه های پیش بینی شده برای استقرار مدیریت دانش
ه. پایش و ارزیابی برنامه های مدیریت دانش
ماده ۸- بسترسازی مدیریت دانش
۸-۱- راهبری و مدیریت دانش در ستاد:
در حال تکمیل…
ماده ۱۰- برنامه ریزی مدیریت دانش
برنامه ریزی مدیریت دانش با هدف تعیین مأموریت و چشم انداز مدیریت دانش، اولویت بندی حوزه های دانشی و ارائه برنامه اقدامات مورد نیاز در حوزه تسهیل گرها و فرایندهای دانش، صورت می گیرد. نتایج سنجش بلوغ مدیریت دانش و نقاط قوت و قابل بهبود به دست آمده، به عنوان ورودی های مرحله برنامه ریزی در نظر گرفته می شوند. برای انجام این مرحله، دستگاه ها می بایست اقدامات ذیل را انجام دهند:
۱- تدوین چشم انداز، مأموریت و راهبرد ۳ ساله مدیریت دانش بر اساس مفاد این نظام نامه.
۲- شناسایی و اولویت بندی کلان حوزه های دانشی بر پایه مأموریت و سند استراتژی، بررسی نمودار سازمانی و برگزاری جلسات خبرگی میان مدیران ارشد و یا سایر شیوه های متناسب با شرایط دستگاه.
به منظور اولویت بندی کلان حوزه های دانشی از ۴ شاخص «اهمیت»، «تخصصی بودن»،
