حامی‌مالی
دارای مجوز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی

اهمیت حسابداری در کسب وکارهای کوچک

حسابداری یکی از چالش ها و مهم ترین بخش های کسب و کارهای کوچک است که انتخاب روش و حسابداری صحیح می تواند کمک شایانی در پیبرد اهداف کسب و کار نماید. هر قدر بتوان حسابداری مالی به خوبی و دقت باد گرفت و اجرا نمود، می تواند فرآیند امور مالی بهبود بخشد و نتایج آن به طور محسوس در کسب و کارتان نمایان خواهد شد. لذا در این مقاله به مهمترین نکاتی که باید در حسابداری به ویژه در حسابداری کسب و کارهای کوچک در نظر گرفت، خواهیم پرداخت:

۱. امور بانکي شخصي و کاري تان را از هم جدا کنيد

اگر مي خواهيد کسب وکار کوچکي براي خود راه بيندازيد، بايد حساب بانکي مجزايي براي آن باز کنيد. نبايد اجازه بدهيد که امور مالي شخصي تان با حسابداري شغلي و حرفه اي تان ترکيب شود. اگر تراکنش هاي مالي امور شخصي تان با کار درهم شود، بخش بزرگي از زمان را براي سردرآوردن از امور از دست مي دهيد. شما که چنين چيزي نمي خواهيد، مي خواهيد؟

اين ماجرا زماني بدتر هم مي شود که بخواهيد رسيدگي به امور مالي درهم آميختهٔ شخصي و کاري تان را به عهده شخصي ديگر بگذاريد. در اين صورت، حسابدار بينوا بايد مشغول بررسي تراکنش هاي شخصي و کاري تان شود و اين موارد را از هم جدا کند. سروسامان دادن به امور مالي، واردکردن داده ها به سيستم رايانه و کشيدن نمودارهاي مرتبط با هريک اصلا کار ساده اي نيست.

اگر مي خواهيد از درآمد کسب وکارتان براي امور شخصي استفاده کنيد، بايد مبلغ موردنظرتان را به طور هفتگي يا ماهانه از حساب کاري به شخصي انتقال بدهيد. با اين کار، ديگر حسابدار سردرگم نمي شود و لازم نيست در طول ماه، زمان زيادي را صرف جداسازي برداشت هاي شخصي تان از حساب کاري کند.

حساب پس انداز

بازکردن حساب پس انداز هم يک نکته حسابداري براي کسب وکارهاي کوچک است که بايد حتما در نظر داشته باشيد. با باز کردن حساب پس انداز، بخشي از درآمدتان را ذخيره مي کنيد. اين حساب مي تواند در پرداخت ماليات و مواردي از اين دست به شما کمک کند.

پس هر ماه، قبل از هر کاري، ۲۵ تا ۳۰ درصد از درآمدتان را جدا و به حساب پس انداز منتقل کنيد. بهتر است، اين کار را سريع و بعد از دريافت پول از مشتريان و پُرشدن حساب تان انجام بدهيد تا خرج نشود و به طور مستقيم وارد حساب پس اندازتان شود.

استفاده از خدمات آنلاين

دسترسي به حساب هاي بانکي خود از طريق اينترنت هم از واجبات است. پس اين نکته حسابداري براي کسب وکارهاي کوچک را جدي بگيريد و سعي کنيد از روش هاي آنلاين به اطلاعات حساب خود دسترسي داشته باشيد و مديريت امور را پيگيري کنيد. انجام دادن کارهاي مختلف بانکي از طريق امکانات و خدمات آنلاين به شما کمک مي کند که سريع تر و پوياتر، تراکنش هاي مختلف را پيگيري کنيد.

۲. هزينه شخصي و کاري را از هم جدا کنيد

بعضي از خرده فروشان و کساني که براي خودشان کار مي کنند يا صاحب خانه ها، از حساب کاري شان پول برداشت مي کنند؛ مثلا شايد ماهانه از حساب کاري شان به خود حقوقي مي دهند و مبلغي را برداشت مي کنند. بهتر است اين افراد به جاي خرج کردن از حساب کاري شان، با برنامه اي مشخص (مثلا به طور هفتگي)، مبلغي پول را از حساب کاري شان به حساب شخصي خود منتقل کنند و بعد از انتقال مبلغ از حساب کاري به شخصي، خريدهاي غيرکاري و روزانه يا ماهانه شان را انجام بدهند.

منظورمان اين است که براي مديريت بهتر امور مالي در هنگام راه اندازي کسب وکارهاي کوچک، بايد تکليف هزينه هاي کاري و شخصي از هم جدا باشد. در اين صورت، حساب کاري کاملا واضح و شفاف باقي مي ماند و فقط براي تراکنش هاي مرتبط با کار به سراغش مي رويد. ضمن اينکه وسوسه خرج کردن پول از اين حساب براي مصارف غيرکاري هم کم مي شود.

هزينه کسب وکار در مقابل هزينه هاي شخصي

کسي که کسب وکار کوچکي را اداره مي کند با آگاهي از انواع هزينه ها مي تواند مبلغ ماليات پرداختي اش را هم کنترل کند، مثلا:

  • هزينه ها يا مخارج عملياتي هر کسب وکار يعني هزينه هاي جاري شرکت براي راه اندازي توليد محصول و کسب وکار که منجر به درآمدزايي مي شوند، ماليات پرداختي شرکت را هم افزايش مي دهند.
  • به مخارجي که براي تفريح شخصي صاحب کسب وکار صرف مي شود، ماليات تعلق نمي گيرد.
  • به ترکيب مخارج شخصي و هزينه هاي کسب وکار با يکديگر هم هميشه ماليات تعلق نمي گيرد؛ مثلا اگر براي ارباب رجوعان خود هديه بخريد يا آنها را به صرف شام دعوت کنيد، به اين هزينه ها، هزينه هاي ترکيبي گفته مي شود.

براي آشنايي با انواع هزينه ها بهتر است با حسابدار خود صحبت کنيد يا اگر حسابدار شخصي نداريد، از افراد ماهر مشاوره بگيريد.

اعلام و معرفي منابع مالي

گاهي اوقات، بعضي از کسب وکارها براي تأمين مالي از منابع شخصي و سرمايه هاي خود استفاده مي کنند. در اين صورت بايد تمام هزينه هايي که با سرمايه شخصي پرداخت مي شود در حساب هاي روزانه کسب وکار قيد شوند. با مطرح شدن اين هزينه ها و منابع مالي تأمين کننده شان، در پايان سال، کاهش ماليات را شاهد خواهيد بود. حسابدارتان بايد از اين هزينه ها باخبر باشد و رسيدها و فاکتورهاي مرتبط با آنها را نگه دارد.

۳. نرم افزارهاي حسابداري مناسب انتخاب کنيد

انتخاب نرم افزارهاي حسابداري مناسب، وابسته به نيازهايتان در کسب وکار است. برنامه هايي متنوع براي کسب وکارهاي مختلف وجود دارد؛ مثلا نرم افزارهاي مختلف مي توانند خدمات متنوعي از جمله موارد زير را ارائه کنند:

  • ارائه دفتر صندوق؛
  • ارائه دفتر کل، دفتر صندوق و فهرست موجودي ها؛
  • ارائه دفتر کل، دفتر صندوق و فهرست موجودي ها و تراکنش هاي ارزي؛
  • ارائه و رسيدگي به دفتر کل، دفتر صندوق، فهرست موجودي ها، تراکنش هاي ارزي و اطلاعات مرتبط با پايانه فروش .

سطح خدمات حسابداري که هر کسب وکار نياز دارد باتوجه به نوع فعاليتش متفاوت است؛ اما تقريبا همه کسب وکارها نياز به داشتن دفاتر صندوق براي رسيدگي به حساب هاي خود دارند. در اين دفتر اطلاعات مربوط به خريدها و پرداخت ها ثبت مي شود و مي توانيد آن را در نرم افزار اکسل (Excel) هم براي خود طراحي کنيد.

نيازهاي حسابداري ضروري هر کسب وکار کوچک

به طورکلي، هر کسب وکار کوچکي نياز به تنظيم صورت هاي مغايرت بانکي، حساب هاي دريافتني و پرداختني، بررسي دفتر صندوق و تنظيم دفتر کل خود دارد. نرم افزارهاي مختلفي براي رسيدن به حساب هاي کسب وکارتان وجود دارند. با بررسي هريک و امکاناتي که ارائه مي دهند، بايد از ميان شان دست به انتخاب بزنيد.

نرم افزارهايي ارزان يا رايگان هم براي رسيدگي به حساب هاي ساده کسب وکارها وجود دارند. فقط بايد چند نکته حسابداري براي کسب وکارهاي کوچک را بدانيد تا بتوانيد به سادگي از آنها استفاده کنيد؛ مثلا بعضي از برنامه ها فقط به توليد فاکتور و پيگيري هزينه ها براي صاحب کسب وکار کمک مي کنند و دسترسي امور پيچيده تر و تخصصي تر را در اختيار حسابدار مجموعه کاري قرار مي دهند.

يادتان باشد که نرم افزارهاي صفحه گسترده مانند اکسل مي توانند گزينه هاي مناسبي براي سروسامان دادن به حساب هاي کسب وکار کوچک باشند. برنامه ها و نرم افزارهاي مختلف حسابداري اطلاعات مختلف حسابداري را پردازش و آنها را به برنامه هايي مانند اکسل منتقل مي کنند. شما براي انجام امور زير به راحتي مي توانيد داده هايي را که در نرم افزارهاي حسابداري توليد کرده ايد، به برنامه اکسل وارد کنيد:

  • دست کاري و شخصي سازي داده ها و اطلاعات در اکسل؛
  • توليد چارت ها و نمودارها براي مراجعه فوري به آنها و بررسي اوضاع حساب ها؛
  • ترکيب ابعاد مختلف گزارش هاي حسابداري و توليد اين گزارش ها براي دوره هاي زماني مختلف.

۴. مستندات کسب وکارتان را سازمان دهي کنيد

مستندسازي تراکنش هاي کسب وکارتان را جدي بگيريد. اين مستندات به شما کمک مي کنند که:

  • در صورت نياز به رجوع به تراکنش هاي قبلي، راحت تر آنها را پيگيري کنيد؛
  • در صورت لزوم، به سادگي، روند حساب هايتان را براي مأمور مالياتي (يا هرکس ديگري که نياز باشد) ثابت کنيد.

باتوجه به قوانين مالياتي، مستنداتي مانند فاکتورها، رسيدها، سوابق پرداخت دستمزدها و… را به مدت چند سال (مثلا ۵ تا ۷ سال) نگهداري کنيد. البته اينکه چه مدت زمان بايد مستندات مرتبط با حساب هاي کسب وکارتان را حفظ کنيد، وابسته به قوانين مالياتي است و با مراجعه به وب سايت هاي مربوط و مراجع اطلاع رساني بايد از مدت زمان لازم براي حفظ مستندات باخبر شويد.

يکي از بهترين روش ها براي مستندکردن اطلاعات حسابداري کسب وکار، داشتن سيستم بايگاني قوي است. پس، از بي نظمي در بايگاني کردن مستندات به شدت پرهيز کنيد تا دسترسي به اطلاعات ساده شود. سه اصل مهم در بايگاني مستندات حسابداري عبارت اند از:

  • بايگاني درست و مناسب اسناد کاغذي؛
  • داشتن سيستم الکترونيکي مناسب ثبت و بايگاني اسناد حسابداري در رايانه؛
  • ثبت و ذخيره داده هاي حسابداري در فضاي آنلاين (مثلا در گوگل درايو يا فضاهاي ديگري که امکان ذخيره سازي اطلاعات در دنياي آنلاين را به شما مي دهد).

۵. پرداخت هاي نقدي را پيگيري کنيد

هر مبلغي که به صورت پول نقد دريافت مي کنيد بايد به تنخواه گردان يا حساب کاري تان منتقل شود. يادتان باشد که اگر مبالغ دريافتي را زود و سريع به حساب تان منتقل نکنيد، امکان دارد که وسوسه شويد و آن را براي مصارف مختلف خرج کنيد و در اين صورت، بررسي حساب ها و پرداخت ها در آينده مشکل مي شود. مثلا خطاهاي زير را در نظر بگيريد:

  • اگر پرداختي يک مشتري را ثبت نکنيد، امکان دارد که بعدا در حسابرسي دچار مشکل شويد و با او تماس بگيريد و اين موضوع را مطرح کنيد. در اين مواقع، چيزي جز شرمندگي در مقابل مشتري برايتان باقي نمي ماند. علاوه بر اين، ثبت نشدن پرداختي مشتريان مي تواند از مصاديق فرار مالياتي هم باشد.
  • ثبت نکردن خريدهايي که براي کسب وکارتان انجام مي دهيد هم بسيار واجب و ضروي است و مي تواند منجر به کاهش ماليات پرداختي تان شود.

با ثبت درست پرداخت ها و دريافت هاست که مي توانيد امور حسابداري مرتبط با کسب وکارتان را سروسامان بدهيد.

۶. گزارش هاي ماهانه حسابداري را بررسي کنيد

بسياري از صاحبان کسب وکارها دقيقا از وضعيت حسابداري خود سر در نمي آورند. اگر شما هم در دسته کساني هستيد که از حسابداري مالياتي يا عادي زياد باخبر نيستند، بايد سريع تر براي خود فکري کنيد. چون اين روند باعث مي شود که فرصت ها را از دست بدهيد، پول هايتان از دست برود و مقروض شويد.

اگر حساب هايتان را دقيق بررسي کنيد و آنها را به روز نگه داريد و گزارش هاي مربوط به حسابداري را ماهانه تنظيم کنيد، مشکل خاصي برايتان به وجود نخواهد آمد. بايد ياد بگيريد که اين گزارش ها درباره چيست و چطور تحليل مي شوند. به روزرساني گزارش هاي مالي به طور ماهانه هم ضروري است و از گيجي و ايجاد خلل در روند بررسي حساب هايتان مي کاهد.

۷. به فاکتورهاي فروش تان نظم بدهيد

حواس تان به فاکتورها هم باشد. به محض اينکه کاري به پايان رسيد يا حداقل در پايان هر ماه، فاکتورهاي مشتريان را آماده کنيد و براي آنها بفرستيد. با اين کار، روند درآمدزايي روي غلتک مي افتد، حساب بانکي تان تراز و متعادل مي شود و امکان تسويه با کساني که با شما در ارائه خدمات همکاري مي کنند هم مقدور خواهد بود.

رسيدگي به فاکتورها بسيار ضروري است، چون براي کسب وکارتان توليد پول مي کند؛ در نتيجه، لازم است که نظم را در سازمان دهي فاکتورها در نظر داشته باشيد. البته اگر حساب هايتان با مشتريان و افراد ديگري که در مسير ارائه محصولات و خدمات با شما همکاري مي کنند به صورت نقدي باشد، ديگر نيازي به رسيدگي به فاکتورها وجود نخواهد داشت.

۸. حسابداري کسب وکارتان را برون سپاري کنيد

اگر زمان کافي براي رسيدگي به امور حسابداري را نداريد يا اين کار برايتان سخت است، بايد به سراغ برون سپاري حسابداري برويد. اين اصطلاح يعني چه؟ يعني حسابداري را به کساني بسپاريد که با آن آشنايي دارند و خودتان را خلاص کنيد. البته در برون سپاري، افراد و نيروهايي که حسابداري را برايتان انجام مي دهند، از سوي شما استخدام نمي شوند بلکه به طور ماهانه و به شکل ساعتي برايتان کار مي کنند و دستمزد همان ساعت کاري را هم دريافت مي کنند. پس اين کار مزاياي زيادي دارد:

  • هزينه کمتري برايتان دارد و به جاي پرداخت حقوق ثابت به حسابدار، مي توانيد با فردي متخصص براي برون سپاري به توافق برسيد و دستمزدش را به شکل ساعتي بپردازيد.
  • صحت و دقت کار هم بالاست، چون بخشي از کار را به افراد خبره محول کرده ايد و مي توانيد مطمئن باشيد که آن فرد در پيشبرد پروژه به خوبي عمل مي کند.

حسابدار حرفه اي فقط به ۲ تا ۴ ساعت نياز دارد تا به تراکنش هاي بانکي تان رسيدگي کند، صورت هاي مغايرت بانکي را تنظيم و گزارش هاي ماهانه تان را توليد کند. در برون سپاري، مختار هستيد که تمام کار حسابداري يا فقط بخشي از آنها را به ديگران واگذار کنيد. در ادامه، بخشي از کارهاي رايج در حسابداري معرفي مي شوند:

  • واردکردن فهرست تراکنش ها به دفاتر نقدي و درنظرگرفتن مالياتي که به هر تراکنش تعلق مي گيرد؛
  • تنظيم صورت هاي مغايرت مالي براي حساب اصلي کسب وکار و حساب هاي پس انداز؛
  • تهيه فاکتورهاي فروش؛
  • تهيه گزارش بدهي ها و ارائه فايل پرداخت هاي مختلف کسب وکار به بانک؛
  • تهيه گزارش فروش و تماس با بدهکاراني که پرداخت بدهي شان مهلت خاصي دارد؛
  • تعيين و حساب کردن دستمزد کارکنان؛
  • تنظيم گزارش هاي مالي ماهانه؛
  • تنظيم امور مالياتي.

مزاياي کمک گرفتن از حسابدار

کمک گرفتن از حسابدارهاي حرفه اي باعث مي شود که از نصيحت ها و مشاوره هاي ارزشمندي که دارند به خوبي بهره مند شويد، مثلا:

  • درباره انتخاب نرم افزار حسابداري مناسب با آنها مشورت مي کنيد؛
  • حسابداران حرفه اي بهتر از شما درباره امور مالي تان با بانک صحبت مي کنند؛
  • آنها در تهيه گزارش هاي مربوط به گردش نقدي و بودجه سالانه به شما کمک مي کنند؛
  • آنها به کارکنان تان آموزش هاي لازم را درباره حسابداري مي دهند؛
  • و… .

۹. از روند کار حسابدار مطلع باشيد

اگر کارتان را به حسابدار سپرده ايد، باز هم لازم است خودتان از اوضاع باخبر باشيد. براي موفقيت در کسب وکارتان بايد در بخش مديريت امور حسابداري آن هم حضوري فعال داشته باشيد. پس عقب نشيني نکنيد و همهٔ کارها را به عهده حسابدار نگذاريد. بايد حسابي حواس تان را جمع کنيد.

اگر نظارت کافي روي امور حسابداري نداشته باشيد، ممکن است که حسابدار کفايت لازم براي مديريت امور مالي تان را نداشته باشد يا کلک هايي بزند و مشکلاتي برايتان ايجاد کند.

با توسعه کسب وکارتان بايد سعي کنيد که امور مالي و حسابداري را ميان چند نفر تقسيم کنيد تا فشارها روي دوش يک نفر نباشد؛ مثلا يک نفر مسئول رسيدگي به قبوض و ترازنامه ها شود و اطلاعات مربوط به آنها را وارد سيستم کند و ديگري مسئوليت بررسي مجدد اطلاعات را بر عهده بگيرد و با بانک در ارتباط باشد و خود صاحب کسب وکار هم به تمام امور نظارت داشته باشد و آنها را تأييد کند. تقسيم مسئوليت امور حسابداري مي تواند به شکل هاي مختلفي باشد.

۱۰. دستمزد کارکنان را به موقع پرداخت کنيد

بايد دستمزد کارکنان تان را به موقع پرداخت کنيد. لازم است حساب پرداخت دستمزدها را داشته باشيد و بودجه اي براي پرداخت به موقع براي کارکنان در نظر بگيريد. اگر نتوانيد امور مرتبط با پرداخت دستمزد و حقوق را به خوبي مديريت کنيد، کارکنان از شما دلسرد مي شوند و اعتبار مجموعه تان هم مخدوش مي شود.

نرم افزارها و افراد متخصص مي توانند در مسير مديريت دستمزدها به کمک تان بيايند. اين نکته حسابداري براي کسب وکارهاي کوچک بسيار مهم و حياتي است و به شکل گيري اعتبارتان در دنياي کاري کمک شاياني مي کند.

۱۱. تحميل سيستم هاي تازه به کارکنان را متوقف کنيد

نرم افزارها و پلت فرم هاي متعددي براي کسب وکارهاي کوچک وجود دارند، اما يادتان باشد که نبايد با تحميل اين سيستم هاي متنوع به کارکنان تان، آنها را خسته و درمانده کنيد. اگر برنامه هاي نرم افزاري مختلفي را وارد کار کنيد و از نيروهاي کاري تان بخواهيد که از آنها استفاده کنند، به دردسر خواهيد افتاد؛ چون کارکنان بينوا مجبور مي شوند وظايف و مسئوليت هاي زيادي را عهده دار شوند که آنها را خسته مي کند و از کيفيت کارشان مي کاهد. پرت شدن حواس کارکنان به جزئيات اين سيستم ها، درآمدزايي و کار مفيد را مخدوش خواهد کرد.

برخي از مديران، با بي حوصلگي و سخت گيري از کارکنان خود مي خواهند از اين سيستم ها بهره ببرند؛ بديهي است که نتيجه، چيزي جز افت شديد بهره وري و کاهش درآمد مجموعه کاري نخواهد بود.

اگر مي خواهيد از برنامه ها و نرم افزارهاي تازه در کسب وکارتان استفاده کنيد، بايد ابتدا موردي مناسب را انتخاب و آن را به کارکنان تان معرفي کنيد تا با سيستم تازه آشنا شوند و به آن عادت کنند. بعد مي توانيد برنامه هاي تازه تري را هم به کسب وکارتان اضافه کنيد. آموزش کارکنان و درنظرگرفتن بودجه اي براي اين کار هم ضروري است.

در آخر

با شناخت اين چند نکته حسابداري براي کسب وکارهاي کوچک و متوسط، ديدي مناسب براي مديريت امور پيدا مي کنيد. کسب دانش درباره ابعاد مختلف علم حسابداري به شما کمک مي کند که امور مالي کار خود را به دست بگيريد و اگر آن را به کس ديگري مي سپاريد، قدرت نظارت داشته باشيد. با وجود اين بهتر است همواره از کمک هاي يک مشاور مالي يا مشاور مالياتي استفاده کنيد.

ممکن است شما دوست داشته باشید
ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.